Avez-vous le droit d'envoyer ce mail ?

Vers un particulier, la règle est l'accord préalable : la personne doit avoir accepté de recevoir vos offres par mail, par un geste clair, comme une case qu'elle coche elle-même. Une case cochée d'avance ne compte pas, et accepter des conditions générales ne suffit pas.

Une exception existe pour vos clients : vous pouvez leur écrire sans accord préalable au sujet de produits ou services semblables à ceux qu'ils vous ont déjà achetés, s'ils ont pu refuser vos offres au moment où vous avez pris leur adresse, puis dans chaque mail. Créer un compte sur votre site sans rien acheter ne fait pas de quelqu'un un client.

Vers un professionnel, la règle est plus souple. La CNIL admet la prospection par mail sans accord préalable quand l'objet du mail est en rapport avec le métier de la personne. Son exemple : un logiciel présenté au responsable informatique d'une entreprise. La personne doit en être informée et pouvoir refuser à tout moment.

Le mot qui compte est « rapport ». Proposer une offre sans lien avec le métier de la personne, à son adresse de travail, redemande son accord. En 2020, la CNIL a sanctionné une société de livraison de repas qui écrivait, entre autres manquements, à des professionnels dont le métier n'avait que peu de lien avec son offre (20 000 €).

Une adresse comme contact@, info@ ou commande@ est celle de l'entreprise. Pour la CNIL, ces adresses, qui concernent des sociétés, ne sont pas soumises aux règles d'accord et d'information des personnes : vous pouvez y présenter votre offre.

Une adresse comme prenom.nom@ désigne une personne. C'est une donnée personnelle, protégée par le RGPD, même s'il s'agit de son adresse de travail. Vous pouvez l'utiliser pour une offre liée à son métier, mais la personne doit savoir qui vous êtes, pourquoi vous lui écrivez, d'où vient son adresse et qu'elle peut refuser. Si elle ne vous a pas donné son adresse elle-même, le RGPD demande que ce soit dit au plus tard dans le premier message.

Attention au cas des entrepreneurs individuels : la CNIL parle des adresses des sociétés. Chez un entrepreneur individuel, l'adresse générale est souvent lue par lui seul ; traitez-la comme celle d'une personne.

Quelle que soit l'adresse, professionnelle ou personnelle, générale ou nominative, la loi impose trois choses dans chaque mail de prospection, relances comprises (article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques) :

Dites d'où vient son adresse, en une phrase, avec un lien vers votre politique de confidentialité pour le détail. La personne peut aussi vous demander à tout moment d'où vous tenez son adresse : vous devez pouvoir le lui dire.

Quand quelqu'un vous répond qu'il ne veut plus de vos mails, notez-le et ne lui écrivez plus jamais, y compris depuis une nouvelle liste. La CNIL recommande de garder de quoi respecter ces refus au moins trois ans.

La plupart des problèmes viennent de quelques habitudes, faciles à éviter :

Au Royaume-Uni, la règle est proche de la nôtre pour les sociétés : une Ltd, une plc ou une LLP peut recevoir vos mails de prospection sans accord préalable, tant que vous dites qui vous êtes et donnez un moyen de refuser. Un entrepreneur individuel ou une société de personnes est traité comme un particulier : il faut son accord, sauf si c'est un client et que vous lui parlez de produits semblables à ses achats.

Dans les autres pays de l'Union européenne, la règle pour les particuliers est la même partout : l'accord préalable. Entre professionnels, chaque pays décide ; l'Allemagne, par exemple, demande l'accord même entre professionnels. Hors de l'Union, la loi du pays du destinataire compte aussi, et le RGPD continue de s'appliquer à votre entreprise si elle est établie en France.